Kaip parašyti vidinį komunikacijos planą ir strategiją

Vidaus ryšių planai

Kaip mes pradedame rašyti vidinį komunikacijos planą ir komunikacijos strategiją?

Vis dažniau žmogiškųjų išteklių (ŽT) ar organizacijos plėtros (OD) komandų prašoma vairuoti ir teikti vidinę komunikaciją, tačiau koks yra vidinės komunikacijos planas ir kaip jūs jį rašote ir taikote?

Kodėl reikalingas vidinis komunikacijos planas?

Pirmiausia turime suprasti, kodėl svarbu turėti vidaus komunikacijos planą. Tradiciškai šių komunikacijos planų ir veiklos ėmėsi rinkodaros ar rinkodaros skyriai. Nuolat sujungtame pasaulyje svarbiau būti HR ir OD funkcijos dalimi.

Remiantis „Gallup“ atliktais tyrimais, 69% darbuotojų yra arba neužsiėmę, arba aktyviai nesusiję su darbu. Remiantis tolesniais organizacijos tyrimais, apskaičiuota, kad vien dėl aktyviai iš darbo nesusijusių darbuotojų našumas per metus prarandama daugiau kaip 185 000 milijonų svarų (0,19 milijardo svarų).

Įrodyta, kad efektyviausias būdas padidinti darbuotojų įsitraukimą yra aiškus ir efektyvus vidinis ar darbuotojų bendravimas. Todėl vidinė komunikacija yra kritinė žmogiškųjų išteklių strategija tiek išlaikant, tiek didinant našumą.

Kur tu dabar esi?

Prieš pradedant kurti bet kokią tobulinimo strategiją, svarbu žinoti „kur dabar esate“ arba savo atskaitos tašką. Organizacinės diagnostikos naudojimas audito forma yra naudinga vieta pradėti. Šis auditas turėtų būti visos įmonės mastas ir atskirti padalinius bei lygius. Svarbu nustatyti užsikimšimus. Auditas turėtų padėti atsakyti į keletą svarbių klausimų, įskaitant:

• Ar darbuotojai gauna tikslią informaciją?
• Ar darbuotojai gauna norimą ir reikalingą informaciją?
• Kaip darbuotojai gauna nuolatinę informaciją?
• Ar reguliarus kasdienis, savaitinis, mėnesinis, realusis laikas?
• Ar pranešimai nuoseklūs visoje įmonėje?
• Ar darbuotojai supranta ir komunikacijos tikslus, ir rezultatus?

Požiūris į vidinę komunikaciją

Veiksmingas požiūris į vidinio bendravimo plano kūrimą prasideda ne nuo to, ką turime padaryti, bet kodėl mes turime tai padaryti.

Dažna padaryta klaida yra ta, kad daugelis komunikacijos strategijų nurodo, kas vyksta, bet ne kodėl. Tai yra esminis trūkumas.

Vienas pagrindinių efektyvios vidinės komunikacijos principų yra ne tik pasakyti žmonėms ką. Tai yra labai svarbu jiems pasakyti kodėl kažkas vyksta taip, kaip yra. Jei jūsų žmonės nesupranta problemos, kurią bandote išspręsti, jie nejaus jokio jūsų siūlomo sprendimo priklausomybės ir dėl to nebus iniciatyvūs sprendime, pakenkdami jūsų bandymams siekti pažangos.

Kuriant komunikacijos strategiją veiksmingas būdas yra nustatyti:

• Kokie yra ateities tikslai, ambicijos ir strateginiai siekiai?
• Ką turi galvoti, jausti ir daryti organizacijos žmonės, kad šie tikslai taptų realybe?
• Kur dabar yra darbuotojai ir ką reikia pakeisti dabartiniame jų suvokime, požiūriuose ar prieigoje prie pagrindinės informacijos?
• Koks vidinės komunikacijos funkcijos vaidmuo padedant panaikinti atotrūkį to, ko norime ateityje, ir ką turime šiandien?
• Kokie yra lyderių, vadovų, darbuotojų ir komunikacijos specialistų vaidmenys ir pareigos?
• Kokios komunikacijos veiklos mums reikės – ir kas už ką bus atsakingas?
• Koks mums reikalingas išteklių lygis?
• Kokius įrankius ir ryšių kanalus naudosime ir kodėl?

Prisiminti

Efektyvus vidinis bendravimas yra priemonė tikslui pasiekti, o ne savitikslis. Kad jūsų žmonės būtų visiškai įsitraukę į savo darbą ir organizaciją, turite aiškiai parodyti verslo problemų ir vidinės komunikacijos ryšį kaip galimą sprendimą. Vidinis bendravimas nėra savitikslis.

Tikrai sunku per daug bendrauti. Dauguma vidinių ryšių nepavyksta, nes pranešimas nėra pakankamai pakartotas. Nepakartojama skirtingais stiliais.

viršuje

Overview vidaus komunikacijos

Taigi, kas yra vidinė komunikacija? Bendravimas bet kurioje organizacijoje yra šiek tiek panašus į žmonių cirkuliacijos sistemą. Tai tarnauja kaip kanalas ar tinklas, jungiantis organizacijos dalis. Išteklių perdavimas iš vienos vietos į kitą. Taškų sujungimas.

Didžioji dalis organizacijoje vykstančio bendravimo yra neoficiali ir nekontroliuojama. Taigi tik kvailiai bando kontroliuoti žmonių tarpusavio ryšius.

Kita komunikacija yra struktūrizuota, tyčinė ir kruopščiai suplanuota.

Jūs negalite nebendrauti. Taigi būkite atsargūs, ką darote.

Net ir neaktyviai bendraujant tema, daug pasakoma. Jei aktyviai nebendraujate reguliariai, jūsų žmonės tai padarys. Net jei jie turi tai sugalvoti. Ir jie tai padarys.

viršuje

Kam ko reikia?

Darbuotojai turi žinoti organizacijos kryptį. Kaip jie gali įsitraukti ir dalyvauti (priklausyti) ir jiems reikia grįžtamojo ryšio. Pažanga, kuri daroma.

Darbuotojų bendravimo pavyzdžiai:

Intranetas, svetainė, naujienlaiškiai, atmintinės, skelbimų lentos, spauda, ​​įmonės žurnalas, tinklaraščiai, darbuotojų forumai, socialiniai tinklai.

viršuje

Vidinis komunikacijos planas – pasirengimas nenumatytiems atvejams

Veiksmingiausios organizacijos, kurios taiko struktūrizuotą požiūrį į vidinę komunikaciją, paskiria specialų komunikacijos vadovą. Nes šis asmuo turi išsamių žinių ir supratimo apie įmonę, jos žmones ir sistemas. Tais atvejais, kai reikalingas greitas ir aiškus bendravimas, jie teikia valdymo komandai strateginį pranašumą.

Specialus vaidmuo reiškia, kad galima pasirengti nelaimių ar nenumatytų atvejų valdymui ir reikalingam atitinkamam ryšiui.

Jūsų krizių komunikacijos planavimo etape vidinės komunikacijos vadovas gali surinkti kontaktinę informaciją iš visų darbuotojų ir kitus pagrindinius išteklius. Ši kontaktinė informacija turėtų būti išsami ir gali apimti namų, mobilųjį telefoną, el. Paštą, tiesioginius pranešimus ir kitus susisiekimo būdus bei išlaikyti jos tikslumą laikui bėgant.

Sukūrę savo komunikacijos planą, įtraukdami krizės ir nenumatytų atvejų planus, galite sumažinti nereikalingas krizes ir jų išvengti. Dalis jūsų plano gali apimti avarinių pranešimų kaskados sistemos sukūrimą. Yra komercinių sistemų, kurios avariniu atveju gali siųsti SMS žinutes į 100 mobiliojo telefono numerių, informuodamos darbuotojus apie kritinius veiksnius

viršuje

12 pakopų komunikacijos strategija ir planas

Teigiama, kad veiksmingai vidaus komunikacijos strategijai ir planui reikia 12 žingsnių:

1. Į darbuotojus orientuota komunikacija turi būti vedama iš viršaus
2. Pranešimo nuoseklumas yra gyvybiškai svarbus
3. Charizmatiška, tačiau natūrali ir suplanuota komunikacija yra efektyvesnė
4. Pageidautina ir efektyviau bendrauti per tiesioginį vadovą
5. Darbuotojų bendravimas nėra pasirenkamas priedas, jis yra įprasto verslo dalis ir turėtų būti suplanuotas bei numatytas biudžete
6. Turi būti integruota vidinė ir išorinė komunikacija
7. Laikas yra labai svarbus
8. Bet kokio bendravimo tonas yra svarbus, jei norime, kad žmonės aktyviai įsitrauktų
9. Laikykitės visų komunikacijų, nukreiptų į WIIFM „Kas man naudinga?“ faktorius
10. Bendravimas yra dvipusis procesas
11. Viena pagrindinė tema ar kelios pagrindinės temos yra priemonė suderinti įvairias darbuotojų komunikacijos iniciatyvas
12. Nustatykite savo standartus ir jų laikykitės

viršuje

Ryšių plano matricos pavyzdys

Šioje lentelėje parodyta, kaip įmonė gali planuoti ir valdyti savo vidinius ryšius.

Strategija	Tikslas	Numatytas rezultatas	Komunikacijos komandos vaidmuo	Dažnis
Intranetas
Pagrindinis puslapis	Verslo metrika / informacijos suvestinė	Kad darbuotojai būtų nuolat informuojami apie pažangą	Atnaujinkite duomenis, kurie nėra automatizuoti	Kasdien
Departamento puslapis	Departamento prietaisų skydelis. Sutartys / biudžetai	Kad darbuotojai būtų nuolat informuojami apie vietos pažangą	Nė vienas	Kasdien
Projekto puslapis	Projekto KPI informacijos suvestinė. Sutartys / biudžetai	Kad komandos nariai būtų nuolat informuojami apie projektą	Nė vienas	Kasdien
Elektroniniu paštu
Informaciniai biuleteniai Režisieriaus žinutės Kita organizacinė informacija	Informuokite, užsiimkite	Darbuotojai supranta mūsų tikslą, pažangą ir ryšius	Konsultuotis, kurti, publikuoti	Kas savaitę ir pagal poreikį
Veiklos ataskaitos	Informuoti	Darbuotojai supranta, ką daro kita organizacija	Rinkti ir publikuoti	kas mėnesį
Susitikimai
Kava su režisieriumi	Informuoti, patikslinti, keistis		Dalyvaukite, jei reikia, pažymėkite	Du kartus per mėnesį
„Brown Bag“ pietūs / informaciniai užsiėmimai	Informuoti, patikslinti, keistis		Planuokite, skelbkite	Skiriasi
Vadovavimo komandos darbuotojų susitikimas (atviras visiems)	Modeliuokite atvirą organizaciją, informuokite		Pasižymėti	Kas savaitę
Visų vadovų susitikimai	Informuokite, patikslinkite		Užsirašinėjimas	Kas mėnesį
Visų darbuotojų susitikimai	Informuokite, patikslinkite		Planavimas, logistika	Du kartus per metus
Darbuotojų susirinkimai	Informuokite, patikslinkite
Komandos susitikimai	Kasdienis darbas
Koridoriaus pokalbiai	Įvairūs
Kavinės pokalbiai	Supratimas
Svetainės puslapiai
Mėnesio naujienos el. Žurnalas	Susiekite žmones su kolegomis, organizacija ir darbu	Darbuotojai prisijungę ir informuoti	Kurti, publikuoti	Kas mėnesį
Direktoriaus personalo posėdžio užrašai	Susiekite žmones su organizacija ir dokumentuokite organizacijos istoriją	Darbuotojai prisijungę ir informuoti	Kurti, publikuoti	Kas savaitę
Organizacijos kalendorius	Užtikrinkite organizacijos veiklos matomumą		Palaikyti	Kaip reikalaujama
Susitikimo veiksmai	Užtikrinti organizacijos atskaitomybę	Darbuotojai prisijungę ir informuoti	Kurti, publikuoti	Kas savaitę
Sprendimų žurnalas	Dokumentuokite organizacinius sprendimus	Organizacija turi įrašų apie sprendimus	Kurti, publikuoti	Kaip reikalaujama
Organizacijos vadovas	Ryšiai su organizacija	Darbuotojai supranta, kaip organizacija dera	Kurti, publikuoti	Kaip reikalaujama
Organizacijos palaikymas, infrastruktūros plėtra
Parengti kitų organizacijos dalių komunikacijos planus	Konsultacijos	Viena organizacinė žinia; ryšių veikla yra koordinuojama	Kurti, koordinuoti, skelbti	Kaip reikalaujama
Organizacijų paskirstymo sąrašai	Infrastruktūros plėtra	Sąrašai yra aktualūs	Tvarkykite visus darbuotojų sąrašus	Kaip reikalaujama
Organizacijos veiklos ataskaitos	Su darbu susiję darbuotojai	Spektaklis matomas	Turi būti nustatyta	Kas mėnesį.
Informacijos valdymas	Vienas šaltinis	Informacija konfigūracijos kontrolėje	Turi būti nustatyta	Kaip reikalaujama
„Prekės ženklo naudojimas“ ir organizacijos identitetas	Bendra išvaizda ir jausmas	Nuoseklus vardo ir logotipo naudojimas iškabose, svetainėse ir kt.	Koordinuoti ir palaikyti	Kaip reikalaujama

viršuje

Vidinio komunikacijos plano veiksmų plano šablonas

Veikla	Atsakomybė	Laiko juosta	Reikalingi ištekliai	Sėkmės rodikliai	Užbaigimo data

viršuje

Vis dažniau žmogiškųjų išteklių (ŽT) ar organizacijų plėtros (OD) komandų prašoma valdyti ir pateikti vidaus komunikacijos planus.

Kaip parašyti vidinį komunikacijos planą ir strategiją – puslapis peržiūrėtas 2016 m. Kovo mėn., Iš pradžių sukurtas 2007 m. Rugpjūčio mėn

Kaip parašyti vidinį komunikacijos planą ir strategiją paskutinį kartą modifikuotas: 2016 m. Balandžio 30 d