Keletą kartų per pastarąsias savaites rašiau apie įvairius metodus, kuriuos galite naudoti norėdami geriau valdyti el. Pašto darbo krūvį. Idėja paprastai yra ta pati: išsiaiškinkite, kas ateina, suskirstykite į kategorijas ir pagal tai elkitės pagal tai. Kai galite nustatyti gautų pranešimų prioritetus, galite būti daug produktyvesni atsakydami į juos.
Rankinis prioritetų nustatymas yra efektyvus, tačiau taip pat įprotis. Norėdami išsiugdyti šį įprotį, turite išsiaiškinti, ką norite daryti reguliariai, ir tada nuolat to daryti, kol tai taps antrąja prigimtimi. Įpročio sukūrimas gali užtrukti ilgiau nei 66 dienas, ir tai yra ilgas laikas, kai reikia laikytis kažko, kas, jūsų nuomone, yra nuobodus ir kuris gali neatnešti jums greito grąžinimo.
Yra keli galimi sprendimai, todėl apžvelgsiu įvairias parinktis, kurias galite apsvarstyti įgyvendindami savo darbo eigą.
1 variantas: rankinis nustatymas
Šiais laikais kiekvienas el. Pašto klientas turi tam tikrą rūšiavimo ir žymėjimo formą, tačiau pritaikymo ir automatizavimo kiekis, kurį galite pritaikyti, kiekvienam klientui skirsis. Kadangi „Outlook“ ir „Gmail“ yra dažniausiai naudojami du pagrindiniai klientai, apie juos čia ir kalbėsiu.
Abu klientai turi būdų, kaip galite nustatyti automatinį failų tvarkymą ir prioritetų nustatymą gautiesiems. Bėda ta, kad jis gali būti ne toks efektyvus, kaip norite, kol neišleisite daug laiko jo konfigūravimui.
Štai mano procesas:
- Pradėkite nuo esamų gautųjų. Atlikite pirmąjį pagrindinį rūšiavimą: nuskaitykite ir pašalinkite viską, kas nebereikia būti jūsų gautuosiuose ir nereikia spręsti. Ateityje galite susitvarkyti su gaunamais laiškais; nereikia spręsti ir laiškų iš praeities.
- Atlikite paiešką ir rasti bet kokį el. laišką, kuriame yra žodis „atsisakyti prenumeratos“ jame. Tai ištrauks beveik visas žinutes, kurios yra naujienlaiškių dalis. Kadangi mes pirmiausia kalbame apie darbo el. Laiškus, jums nereikia skaityti naujienlaiškių kaip savo darbo dalį. Sukurkite naują aplanką ar kategoriją „Naujienlaiškiai“ ir padarykite juos visus. Atšaukite visų, kurių nenorite toliau gauti, prenumeratą.
- Tęskite tokiu būdu, pasirinkdami raktinį žodį ar siuntėją, kad filtruotumėte jų el. Laiškus ir nustatytumėte, ką norite su jais daryti. Pavyzdžiui, man patinka sukurti aplankus ir etiketes, tada persiųskite tuos el. laiškus į atitinkamus aplankus / kategorijas. Jei tai yra svarbiausias aplankas, kai matau, kad jame kažkas pasirodo, žinau, kad yra svarbi užduotis, kurią reikia spręsti.
- Nustatykite „Gmail“ filtrus gaudyti tam tikros rūšies el. laiškus ir nustatyti automatinius veiksmus, kaip juos įrašyti į atitinkamą prioritetinį aplanką, klijuoti etiketes, pažymėti žvaigždutėmis ar kitaip jais rūpintis.
- Kai tik įmanoma, nustatykite atsakiklį į įprastus el. Laiškus, kuriems nereikia daug asmeninių ryšių, jei tokių yra.
Čia konkrečiai pamenu „Gmail“, tačiau tą patį galite padaryti „Outlook“ naudodami „Outlook“ taisykles. Jie abu yra gana patikimi būdai filtruoti ir tvarkyti gautuosius.
Pagrindinė šios parinkties problema yra susijusi sąranka. Vis tiek turite pereiti savo gautuosius, vis tiek turite nustatyti visus šiuos filtrus ir kategorijas ir nė vienas iš jų netaikomas automatiškai, kol to nepadarysite. Štai kodėl aš ieškojau ir radau keletą kitų galimybių.
2 parinktis: „Gmail“ prioritetiniai gautieji
„Gmail“ visada siekia suteikti daugiau automatikos ir galingesnių funkcijų el. Pašto valdymui, nes jie nori būti svarbiausia žaidimo el. Pašto programa. Taigi jie turi prioritetinę gautųjų sistemą, kurią galite naudoti. Tiesą sakant, jei niekada nepritaikėte „Gmail“ nustatymų, nes jie keičiasi bėgant metams, galbūt jau naudojatės.
„Gmail“ prioritetiniai gautieji suskirsto gaunamus el. Laiškus į tris kategorijas. Šitie yra „Svarbu ir neskaityta“, „Pažymėta žvaigždute“ir „Visa kita.”
Norėdami įgalinti šį nustatymą, atidarykite „Gmail“ ir viršutiniame dešiniajame kampe spustelėkite nustatymų įrankį. Spustelėkite Nustatymai, kad patektumėte į nustatymų meniu. Viršutinėje juostoje spustelėkite skirtuką Gautieji. Dalyje Gautųjų tipas pasirinkite Svarbiausi gautieji.
Čia galite konfigūruoti, kaip norite, kad prioritetiniai gautieji veiktų. Trys numatytieji skyriai jau yra, bet jei norite, galite pridėti papildomų kategorijų. Bendras parinkčių pasirinkimas, kurį galite pasirinkti, yra Svarbus ir Neskaitytas, Svarbus, Neskaitytas, Pažymėtas žvaigždute ir pasirinktinis variantas, kuriame galite pasirinkti esamą etiketę.
Taip pat galite sukonfigūruoti elgesys. Galite nurodyti „Gmail“, kiek el. Laiškų norite rodyti puslapyje kiekvienoje skiltyje. Galite nurodyti „Gmail“ slėpti atskiras skiltis, kai jose nėra neskaitytų el. Laiškų. Galite nurodyti, kas yra neskaitytų gautųjų gautųjų skaitiklis, ir galite nurodyti, ar norite, kad svarbos žymekliai būtų matomi.
Yra vienas stiprus nustatymas, kurį turėtumėte įjungti, vadinamas „Naudokis mano praeities veiksmais, kad nuspėčiau, kurios žinutės man yra svarbios“. Tam bus naudojamas „Gmail“ mašininis mokymasis, kad jūsų gaunamus el. Laiškus tinkamai užfiksuotumėte svarbiems pranešimams. Žinoma, jūs turite elgtis su svarbiais el. Laiškais kaip su svarbiais: jei esate linkę ignoruoti svarbius pranešimus, jie gali būti pažeminti.
Yra du galingi būdai, kaip patobulinti šią sistemą už numatytųjų nustatymų ribų. Pirmasis yra nustatyti filtrus ir pritaikyti etiketes tam tikriems pranešimams ar siuntėjams, panašiai kaip 1 parinktyje. Tokiu būdu galite automatiškai aptikti ir pritaikyti etiketę gaunamiems pranešimams, kurie automatiškai įrašomi į gautųjų skiltį, skirtą tai etiketei.
Antrasis patobulinimas yra galimybė taikyti ar apeiti filtrus naudojant šią sistemą. Galite pasirinkti, kad filtrai būtų taikomi prieš rūšiuojant el. Laišką, arba galite leisti „Gmail“ rūšiuoti pačiam. Tai yra jūsų pasirinkimas, nes tai priklauso nuo to, kiek pasitikite filtrais.
3 variantas: „Outlook“ sutelktas gautieji
„Outlook“ ilgą laiką kopijavo naujoves, kurias „Gmail“ atnešė į šį lauką, tačiau kadangi jos yra daug labiau įsitvirtinusios verslo programose – ir kadangi jos dar neseniai nėra žiniatinklio klientas – sunkiau į šią sritį įtraukti naujų naujovių. suderintu būdu.
„Outlook“ turi kažką panašaus į „Gmail“ prioritetinius gautuosius, vadinamus Susitelkęs gautieji. Tai veikia „Office 365“, „Exchange“ ir „Outlook.com“ paskyrose, bet ne senesnėse „Outlook“ versijose.
„Fokused Inbox“ taip pat yra mažiau patikimas nei „Gmail“ pasiūlymas. Gautuosius jis suskirsto tik į dvi kategorijas: sutelktą ir kitą. Dėmesio langelis yra svarbiausių pranešimų dėžutė, o visa kita perkeliama į gautuosius „Kitas“.
Taip pat reikia tam tikros konfigūracijos, kad tinkamai sukonfigūruotumėte gautuosius. Norėdami, kad pranešimas būtų rodomas fokusuotuose gautuosiuose, turite atlikti šį veiksmą. Iš esmės turite rasti el. Laišką ir dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite jį, tada pasirinkite Perkelti į sutelktą / kitą arba Visada perkelti į sutelktą / kitą. Apie sistemą ir kaip ją sukonfigūruoti galite perskaityti čia.
Dėl daugybės praktiškos konfigūracijos reikia šiek tiek mažiau naudingos koncepcijos iteracijos nei „Gmail“, tačiau tai geriau nei nieko, todėl į sąrašą ji patenka.
4 variantas: „Knowmail“
„Knowmail“ yra dirbtiniu intelektu pagrįsta sistema – tiksliau, mašininio mokymosi sistema, nes tikrasis intelektas dar nėra tikras dalykas – tai veikia kaip tam tikras išmaniojo filtro ir virtualaus asmeninio asistento derinys. Ji modeliuoja ir prisitaiko prie kiekvieno ją naudojančio vartotojo ir susieja su įvairiausiomis įvairiomis el. Pašto valdymo platformomis.
Kadangi ši sistema pagrįsta mašininiu mokymusi, tikrai reikia laiko, kol tinkamai sukonfigūruosite ir sukonfigūruosite, nors ji padeda jums patirti patirtį. Tai taip pat yra daug daugiau nei tik el. Pašto prioritetų nustatymas. Kadangi tai yra asmeninės pagalbos aspektas, tai beveik panašu į tai, kad iš tikrųjų kalbate su asmeniu, kuris tvarko jūsų el. Laišką už jus.
Aš čia būsiu sąžiningas su jumis; Aš pats asmeniškai nenaudojau „Knowmail“. Negaliu jums pasakyti, ar tai vientisa ir nepriekaištinga, ar tai niūri netvarka. Jie bent jau turi gana gerų atsiliepimų, todėl galbūt verta pabandyti. Be to, jie viešai neskelbia savo kainos. Norėdami gauti citatą, turite pateikti savo el. Pašto adresą.
5 variantas: pasirinktiniai sprendimai
Panašiai kaip naudojant „Gmail“ filtrus ar „Outlook“ taisykles, galite naudoti išorines jėgas, kad padėtumėte tvarkyti ir gautuosius. Vienas iš įrankių, dažnai kylančių bet kokiose diskusijose apie automatizavimą, yra Zapieras. „Zapier“ yra automatikos variklis, kuriame galite susieti dvi programas su aktyvikliais ir veiksmais. Pvz., Kai į gautuosius gaunamas naujas pranešimas, galite jį nusiųsti į „Google“ skaičiuokles manipuliuoti. Tai, be kitų dalykų, gali padėti supaprastinti rūšiavimą el. Paštu. Šis straipsnis apima daugybę galimų variantų.
Tai nebūtinai padeda rūšiuoti gautuosius, bet tai, ką ji gali padaryti, yra tai, kad galite sukonfigūruoti automatiką, kad el. Laiškai būtų adresuojami nereikia to daryti rankiniu būdu. Pavyzdžiui, jei turite bendrą el. Pašto pranešimų apie susitikimus formatą, galite nustatyti sąsają, kad tie susitikimai būtų automatiškai pridėti prie jūsų kalendoriaus, nereikalaujant tiesiogiai el. Pašto ar kalendoriaus.
6 variantas: išplėstiniai CRM
Priklausomai nuo to, kam naudojate gautuosius, yra įvairių el. Pašto valdytojų, kuriuos galite naudoti perimdami. Jie gali suteikti jums patobulintų funkcijų ar darbo eigą, kuri supaprastina jūsų darbą. Pvz., Jei dažnai naudojate gautuosius kaip improvizuotą bilietų pardavimo sistemą, galite nustatyti faktinę bilietų pardavimo sistemą.
Galite susikurti CRM platformą, kad kauptumėte klientų informaciją ir automatizuotumėte informavimą, jei pirmiausia užsiimate pardavimų veikla. Jūs netgi galite tiesiog nustatyti tokius dalykus kaip „Hootsuite“ ar „Mailchimp“, kad galėtumėte naudoti pažangesnes el. Pašto valdymo funkcijas. Yra daugybė skirtingų variantų, jie tik taip toli, kad neatitinka įprasto „el. Laiškų prioriteto nustatymo“ lygio, kad neketinu jų labai gilinti.
Garbingas paminėjimas: Organizatorius
Tvarkyklė yra programa, kuri peržiūri ir nuskaito jūsų el. Pašto dėžutę, tada suskirsto kategorijas ir tvarko jūsų pranešimus tiek praeityje, tiek ateityje. Tai gali rūšiuoti jūsų el. Laišką į įvairias kategorijas, pradedant verslu ir švietimu, baigiant darbais ir apsipirkimu. Jis veikia su „Microsoft“ el. Laiškais, „G Suite“ el. Laiškais, „Yahoo“ el. Laiškais ir kitais el. Pašto paslaugų teikėjais, prie kurių galite jį prijungti. Jis organizuoja, teikia pirmenybę, apibendrina ir gali būti pritaikytas ir pritaikytas tiksliai norimo rūšiavimo lygiui.
Taigi kodėl tai tik garbingas paminėjimas ir kodėl jis yra sąrašo gale? Na, „Gmail“ kurį laiką pakeitė paslaugų teikimo sąlygas, o tai reiškia, kad „Organizer“ nebegalėjo dirbti tik su „Gmail“ paskyromis. Jis vis dar gali veikti su „G Suite“, tačiau „Gmail“: vanilės skonis nebuvo ribojamas. Kadangi tai jiems kainavo didžiąją dalį klientų, jie nusprendė atsisakyti programos.
Taigi, kur jis yra. Tai vis dar veikia, bet jie nebepalaiko, taigi, jei jūsų el. Pašto klientas ką nors pakeis ir sugadins programą, jis nustos veikti. Dėl šios priežasties šiais laikais negaliu rekomenduoti naudoti šios programos. Tiesiog yra per didelė rizika.
Čia yra mano pasirinkimų sąrašas, leidžiantis automatiškai tvarkyti el. Laiškus. Vis dėlto esu įsitikinęs, kad kai kurie iš jūsų turi savo idėjų ir norėčiau jas išgirsti. Ar jūs tiesiog nustatėte daugybę taisyklių, ar naudojate programą? Ar jūsų mėgstamiausia tai, ko nepaminėjau? Leisk man žinoti!