Daugeliu atvejų automatiniai atsakikliai nėra geriausias jūsų klientų aptarnavimo, pardavimo ar kitų el. Pašto ryšių pasirinkimas. Tačiau kartais tai nėra baisi idėja. Gal yra keletas probleminių vartotojų, kurių bilietus galite išspręsti naudodamiesi automatiniu atsakymu, ir jie nebūtų protingesni. Galbūt jums trūksta paslaugų ir automatinis atsakymas yra geriausias būdas informuoti savo klientus, negaištant valandų rankiniams atsakymams.
Kaip aš matau, yra trijų rūšių automatiniai atsakikliai.
- Automatiniai atsakikliai, atsakantys į kiekvieną gaunamą el. Laišką, neatsižvelgiant į kontekstą.
- Automatiniai atsakikliai, atsakantys į el. Laiškus, kuriuose yra konkretaus teksto.
- Automatiniai atsakikliai, atsakantys į el. Laiškus, gautus iš konkrečių siuntėjų.
Pirmuosius neįtikėtinai lengva įgyvendinti; viskas, ką jums reikia padaryti, tai įjungti atostogų režimą bet kuriame naudojamame el. pašto kliente. Pagal šį scenarijų tinka bet koks tipiškas atsakymas ne biure. Kuo sudėtingesni yra kiti du, todėl čia praleisiu didžiąją dalį šio įrašo.
Deja, kiekviena el. Pašto sistema turi savo metodą šiems veiksmams atlikti. Aš sugalvojau kelių įprastų el. Pašto valdytojų ar klientų metodus, taip pat keletą kitų variantų, kuriuos galite apsvarstyti.
Automatiniai atsakymai „Gmail“
„Gmail“ turi įmontuotą automatinio atsakymo sistemą, kurią galite naudoti, jei tai jus domina. Savo indekso ir paieškos parinktys leidžia apimti visus tris galimus scenarijus, kuriuos išvardijau viršuje.
Lengviausia taikyti atostogų automatinį atsakiklį. Tiesiog spustelėkite krumpliaračio piktogramą, kad pereitumėte į nustatymų meniu, o dalyje „Nustatymai“ skirtuke „Bendra“ slinkite iki galo. Yra skyrius, pavadintas „Atostogų atsakiklis“. Įjunkite jį, pasirinkite pirmąją ir paskutinę dieną, kai norite, kad ji būtų aktyvi, ir sukurkite el. Laišką, kurį norite, kad žmonės gautų. Įsitikinkite, kad pažymėjote „Siųsti atsakymą tik žmonėms, esantiems mano kontaktuose“, kad nesiųstumėte atsakymo ne biure į kiekvieną gautą nepageidaujamą pranešimą.
Kalbant apie kitus du scenarijus, turėsite naudoti konservuotus atsakymus. Anksčiau tai buvo „Gmail“ laboratorija, tačiau šiuo metu „Gmail“ absorbavo arba pašalino didžiąją dalį savo laboratorijų. Konservuoti atsakymai yra pagrindinės „Gmail“ patirties dalis.
Norėdami įjungti konservuotus atsakymus, eikite į nustatymų meniu ir spustelėkite skirtuką Išplėstinė, tada spustelėkite langelį, kad įgalintumėte konservuotus atsakymus (šablonus). Tada spustelėkite mygtuką Kurti naują el. Laišką. Parašykite temos eilutėje ir laiško, į kurį norite atsakyti, šabloną.
Apatiniame dešiniajame kūrimo lango kampe yra trijų taškų mygtukas, kad gautumėte daugiau parinkčių; spustelėkite jį ir raskite skyrių „Canned Responses“. Turėtų būti įrašas pavadinimu „Naujas konservuotas atsakymas“; spustelėkite jį. Tai paragins jus įvardyti savo konservuotą atsakymą ir išsaugos dabartinį el. Laišką kaip šabloną.
Dabar jūs nenorite iš tikrųjų suformuluoti šio pranešimo kaip šablono. Jei naudosite [name] arba% date ar bet kurios kitos pakaitos, kurią užpildytumėte vėliau, ji nebus tinkamai užpildyta, kai pranešimas kam nors bus išsiųstas automatiškai. Aš rekomenduoju bendresnį, bet išsamų pranešimą.
Dabar turite nustatyti „Gmail“ filtrą. Šiame straipsnyje yra daug pavyzdžių, kaip tai padaryti. Tačiau, norint jį apibendrinti, tiesiog naudokite paieškos juostą „Gmail“ gautųjų viršuje. Jei spustelėsite išskleidžiamąją rodyklę, kad pamatytumėte išplėstinės paieškos parinktis, galite pamatyti įvairius automatinio atsakiklio konfigūravimo būdus.
- Norėdami automatiškai atsakyti tik į konkrečius el. Pašto adresus, įrašykite tuos adresus į lauką Nuo.
- Norėdami automatiškai atsakyti į pranešimus, kuriuose yra konkretus tekstas, įdėkite žodžius ar frazes į lauką „turi žodžių“.
- Norėdami toliau pritaikyti filtrą, lauke „neturi“ įrašykite neigiamas frazes.
- Norėdami įsitikinti, kad pokalbio pranešimai iš „Google Hangouts“ ar „Google Chat“ nėra įtraukti, pažymėkite mygtuką „neįtraukti pokalbių“.
Vykdykite pasirinktą paiešką, kad įsitikintumėte, jog ji renka tai, ko norite, o jei ji renka viską, ko nenorite, patikslinkite paiešką. Kai paieška rodo tik tai, ko norite, spustelėkite mygtuką Sukurti filtrą. Tai suteiks jums daugybę galimybių, kurias galite naudoti tvarkydami gaunamus pranešimus, atitinkančius paieškos kriterijus.
Šiuo atveju mes ieškome parinkties „siųsti konservuotą atsakymą“. Jums reikia išsaugoto konservuoto atsakymo, kurį turite pasirinkti, spustelėti laukelį, kad įgalintumėte siuntimo parinktį, ir sukurti filtrą.
Be atsakymo siuntimo, galite pasirinkti kitas parinktis. Pavyzdžiui, jei norite, kad visi gaunami pranešimai, atitinkantys šiuos kriterijus, taip pat būtų pažymėti kaip skaityti ir automatiškai archyvuojami, galite atlikti vieną arba abu šiuos veiksmus su kitais langeliais.
Automatiniai atsakymai „Mac Mail“
„Mac Mail“ turi savo taisyklių versiją, panašią į „Outlook“, kurią pamatysite akimirksniu. Taisyklių nustatymus galite rasti „Mail and Preferences“. Spustelėkite Pridėti taisyklę ir galite pradėti konfigūruoti savo automatinį atsakiklį.
Kokias konfigūracijos parinktis galite naudoti? Galite pasirinkti atsakyti į kiekvieną pranešimą arba tik į konkrečius pranešimus, atsižvelgdami į tokius kriterijus kaip turinys ar siuntėjas. Tai apima visus tris mūsų scenarijus.
Viena svarbi „Mac Mail“ galimybė, kurios neturi kitos pašto sistemos, yra galimybė pažymėti ką nors kaip VIP. Galite pasirinkti VIP kaip automatinių atsakiklių kategoriją, norėdami, kad jie apeitų jūsų automatinį atsakymą, arba nukreipkite juos specialiai.
Tai yra pirmoji taisyklės dalis, bet jums reikia antrosios pusės; kas nutinka gavus tuos pranešimus. Tokiu atveju spustelėkite „atsakyti į pranešimą“ ir pritaikykite pranešimo tekstą. Čia, kaip galite tikėtis, turite parašyti el. Laišką, kuris bus išsiųstas remiantis jūsų atsakikliu.
Kurdami „Mac Mail“ jūsų paklaus, ar norite pritaikyti taisyklę visam gautųjų aplanke. 99% laiko turėtumėte pasakyti „ne“. Mačiau, kaip žmonės paspaudžia „taip“ ir sukelia pranešimą šimtams ar tūkstančiams el. Laiškų, kuriems gali būti net metai, priklausomai nuo to, kaip švarūs jie laiko gautuosius. Paprastai geriausia taisyklę pradėti taikyti nuo dabar, o ne bet kokiu būdu taikyti atgaline data.
Automatiniai atsakymai programoje „Outlook“
„Outlook“ atsakiklio nustatymas yra sudėtingesnis „Outlook“ nei „Gmail“, tačiau tai galima padaryti.
Pirmas dalykas, kurį turite padaryti, yra suformuoti el. Pašto šabloną pranešimui, kuris nėra biure. Naudokite parinktį Failas, Naujas, Pašto pranešimas ir pasirinkite paprasto teksto formato grupę, kad sukurtumėte naują pranešimo šabloną. Įveskite pranešimą taip, kaip norite, kad jis būtų rodomas kūrimo lange, ir paspauskite „Išsaugoti kaip“. Pranešimą norite išsaugoti kaip „Outlook“ šabloną arba .oft failą.
Norėdami iš tikrųjų naudoti šabloną, turite nustatyti el. Pašto taisyklę. Taisyklės yra panašios į „Gmail“ filtrus; jie leidžia jums valdyti tam tikrus gaunamo el. pašto tvarkymo būdus. Tokiu atveju norite spustelėti Įrankiai, taisyklės ir įspėjimai bei Nauja taisyklė. Pradėkite naują tuščią taisyklę ir patikrinkite bet kokį pranešimą, išsiųstą jūsų el. Pašto adresu, ar bet kokius kitus norimus kriterijus.
Turite ką nors nurodyti, kad taisyklė būtų atlikta, todėl šiuo atveju spustelėkite „atsakyti naudojant konkretų šabloną“. Pasirinkite norimą šabloną ir pradėsite siųsti atsakymus automatiškai.
Taip pat galite naudoti „Automati“ atsakymų sistemą, atsižvelgiant į „Outlook“ iteraciją. Instrukcijas, kaip tai padaryti, galite pamatyti čia.
Dabar yra vienas didelis keistenybė. Tai veikia tik tada, kai jūsų el. Pašto klientas yra įjungtas ir kompiuteris prijungtas, nebent jūsų el. Pašto sistemą valdo „Exchange“ serveris. Tikriausiai turėsite pasikalbėti su savo įmonės IT skyriumi, kad sužinotumėte, ar taip yra, ar ne. Jei neturite IT skyriaus, tikriausiai neturite ir „Exchange“ serverio, todėl turite išlaikyti savo el. Pašto klientą atvirą ir prijungtą, kad jūsų atsakymai veiktų.
Jei norite siųsti atsakymus konkretiems siuntėjams, siuntėjų grupėms arba el. Laiškams, kuriuose yra konkrečių žodžių, galite tai padaryti ir naudodamiesi taisyklėmis. Tačiau jums reikės sukurti taisyklę naudojant taisyklių vedlį, o ne pagrindines taisyklių parinktis. Sukurkite naują taisyklę ir pritaikykite taisyklę gautiems pranešimams. Sąlygų laukelyje galite pasirinkti tokias parinktis kaip „iš žmonių ar viešos grupės“ arba „su konkrečiais žodžiais temoje ar kūne“. Tai tik keletas galimų variantų, todėl peržiūrėkite viską, ką siūlo „Outlook“, ir sužinokite, kas gali padėti jūsų situacijai.
Kurdami taisyklę, savo taisyklėje turėsite nurodyti el. Pašto adresą ar adresus arba konkrečius žodžius ar frazes, kurias norite žymėti. Iš ten galite atsakyti naudodami savo sukurtą šabloną, kaip ir anksčiau.
Automatikos varikliai
Kitas jūsų pasirinktas variantas yra naudoti automatikos variklį, kad galėtumėte valdyti savo atsakymus. Kaip galite įsivaizduoti, tam yra privalumų ir trūkumų. Viena vertus, tai reiškia, kad leidžiate trečiosios šalies programai pasiekti savo el. Paštą. Kai kuriose įmonėse tai gali būti didelis saugumo pažeidimas, o kitoms tai gali būti neįmanoma dėl užrakintos API arba prieigos prie autentifikavimo.
Kita vertus, tai suteikia jums papildomo lankstumo keičiant savo automatikos receptus bet kuriuo metu, taip pat potencialią galimybę pridėti daugiau veiksmų prie recepto arba sukurti kitą, panašų receptą, kai tik to gali prireikti.
Du dažniausiai naudojami automatikos varikliai yra „Zapier“ ir „IFTTT“. Jie abu turi „Gmail“ receptus, kaip siųsti ir gauti automatinius atsakymus. Akivaizdu, kad jums to specialiai nereikia, nes „Gmail“ gali tai padaryti pati, bet štai. Tai yra „Zapier“ receptas arba „Zap“, kaip jie vadina. Tai yra IFTTT versija.
Alternatyvios sistemos
Priklausomai nuo to, kiek pakeitimų norite įgyvendinti asmeniniame procese ar verslo el. Pašto sistemoje, galite naudoti kai kuriuos trečiųjų šalių el. Pašto valdytojus tvarkyti viską, pradedant adresų sąrašais ir baigiant atsakymais.
„Aweber“ turi automatinius atsakiklius, kuriuos galite konfigūruoti. Tai daugiausia skirta pardavimams; kai kas nors užsiregistruoja, atsakytojas išsiunčia jam žinutę ir vėliau gali vėluoti. Taip pat galite nustatyti atsakymus į gaunamus pranešimus, tačiau galbūt norėsite ieškoti „Aweber“ pagalbos centro, kur rasite konkrečių instrukcijų, kaip tai padaryti.
„Mailchimp“, vienas iš labiau paplitusių el. Pašto valdytojų, turi visą automatizavimo funkcijų rinkinį. Tai apima nuo suaktyvintų pranešimų, sveikinančių naujus abonentus, ar palinkėjus abonentams laimingo gimtadienio, iki krepšelio atkūrimo ir atsakymų.
Tokių sistemų kaip „Aweber“ ir „Mailchimp“ apgaulė ir bėda yra ta, kad jos yra daug labiau orientuotos į verslo el. Pašto valdymą, abonentų konversiją ir bendruosius adresų sąrašo įrankius nei į labiau asmeninio lygio automatinius atsakymus. Tai ne visada naudinga tam, ko galbūt norėsite, todėl vis tiek gali tekti pasirinkti pagrindinę „Gmail“ ar „Outlook“ sistemą.
Jei norite patobulinti esamą sistemą, o ne konvertuoti į visiškai naują el. Pašto tvarkyklę, galite naudoti kažką panašaus į „Outlook“ papildinį. Ši programa suteikia jums pažangesnes „Outlook“ taisyklių variklio funkcijas su išsamesnėmis taisyklėmis, kurias galite nustatyti konkrečioms situacijoms ir konkretiems gaunamiems el. Laiškams. Vis dėlto tai kainuoja, ir aš asmeniškai netikrinau, kaip gerai tai veikia.