Sužinokite, kaip sukurti „Excel“ informacijos suvestinę iš pagrindų. Ši nuosekli pamoka gali būti būtent tai, ko jums reikia! Visų pirma, mes parodysime, kaip kurti nuo švarios baltos skaičiuoklės iki dinamiškos informacijos suvestinės.
Tai nėra įprasta pamoka. Jūs ne tik sužinosite apie informacijos suvestines, bet ir išsamiai aprašysite kiekvieną žingsnį, susijusį su pagrindine darbo eiga. Programoje „Microsoft Excel“ gausite nemokamus prietaisų skydelio įrankius, mokymo medžiagą ir visą informacijos suvestinės struktūrą!
Gerai. Dabar jūs turite nuspręsti, kaip tęsti.
Laiko klausimas. Tai išsami pamoka: mes tikrai džiaugiamės, jei skaitote toliau.
Bet jei skubate, pasiruoškite naudoti „Excel“ informacijos suvestines jau dabar!
Parodysime, kaip importuoti ir filtruoti duomenis, paruošti ir išvalyti duomenis ir kaip pasirinkti tinkamą informacijos suvestinės diagramą. Pastebėkite informacijos suvestinių ir ataskaitų skirtumus! Gausite naudingų patarimų, kaip kurti ir modifikuoti diagramas. Galiausiai sužinosite, kaip patobulinti „Excel“ informacijos suvestinę.
Lengva mokytis kreivė, ar ne? Visų pirma, „Excel“ informacijos suvestinės sukūrimas nėra raketų mokslas.
Turinys:
- Kas yra „Excel“ informacijos suvestinė? Skirtumai nuo ataskaitų
- Kaip sukurti „Excel“ informacijos suvestinę
- Geriausia vizualiai efektyvių „Excel“ informacijos suvestinių kūrimo praktika
- „Excel“ informacijos suvestinės – tai, ko reikia ir ko nereikia
- Skirtingos informacijos suvestinių rūšys – pavyzdžiai
- Galutiniai „Excel“ prietaisų skydelio įrankiai
Kas yra „Excel“ informacijos suvestinė? Skirtumai nuo ataskaitų
Pirmiausia turėtumėte žinoti, kas yra „Excel“ informacijos suvestinė.
„Excel“ informacijos suvestinė yra naudingas sprendimų priėmimo įrankis, kuriame yra diagramos, diagramos, lentelės ir kitos vizualiai patobulintos funkcijos. Informacijos suvestinėje pateikiami interaktyvūs formos valdikliai, dinaminės diagramos ir valdikliai, kad būtų galima greitai apibendrinti duomenis ir parodyti KPI.
Atėjo laikas išsiaiškinti informacijos suvestinių ir ataskaitų skirtumai.
- Pranešimas gali būti daugiau užduočių puslapių išdėstymas, dėl kurio tai būtina. Apibendrinant, ataskaitą sudarė pagrindiniai duomenys. Visų pirma, ataskaita yra teksto arba lentelės įrankis. Tai palaiko darbuotojų darbą organizacijoje ar įmonėje. Joje retai būna vaizdinių dalių. Paprastai jomis dalijatės reguliariai (kasdien, kas savaitę ar kas mėnesį).
- Prietaisų skydai yra priešingi pranešimams. Pagrindinis jo tikslas – viename puslapyje rodyti pagrindinius veiklos rodiklius, kurie yra labai svarbūs priimant svarbius sprendimus. Pagal numatytuosius nustatymus tai nėra rodyti išsamią informaciją, tačiau kai kuriais atvejais naudojate išskaidymo metodą. Visos informacijos suvestinės turėtų atsakyti į klausimą.
Didžiausia klaida, kurią galite padaryti, yra ataskaitų ir informacijos suvestinių naudojimas kaip vienas kito sinonimai! Ne, jie visiškai nėra panašūs!
Kurį turėčiau pasirinkti? Jei norite sužinoti, iš kur gaunami duomenys, galite tai sužinoti iš ataskaitų. Teisingai pasirinktas KPI lengvai nuspręsta, ar viskas yra teisinga linkme, ar ne. Taigi, kurį turėtumėte pasirinkti ir kada?
Idealus atvejis, kai turite prietaisų skydelį, kuriame rodomi tik esminiai dalykai. Jei norite susipažinti su smulkmenomis ir pažvelgti į užkulisius, pranešimai yra jūsų. Pagal informacijos suvestinę galime nuspręsti dabar, kol ataskaita pateikia pagrindinę informaciją.
Jei norite maksimaliai išnaudoti abu dalykus, rekomenduojame juos sukurti ir paskelbti poromis. Kas nori pamatyti esmę, žiūri į prietaisų skydelį, o jei nori sužinoti duomenų šaltinį, gali perskaityti ilgesnes ataskaitas.
Kaip sukurti „Excel“ informacijos suvestinę?
Prieš pradėdami kurti informacijos suvestines, nepamirškite savo pagrindinio tikslo.
Sutelkite dėmesį į esmę!
Ką tai reiškia praktiškai? Jei kuriate informacijos suvestinę, kad galėtumėte stebėti žmogiškųjų išteklių veiklą, jūsų tikslas yra rodyti mėnesio duomenis pagrindinėse diagramose. Sukurkite rezultatų kortelę, kad taip pat galėtumėte palyginti pasirinktą mėnesį ir praėjusį mėnesį.
Patarimas: jei kuriate informacijos suvestinę apyvartos rodikliui stebėti, jūsų tikslas yra parodyti, kiek darbuotojų per tam tikrą laikotarpį palieka įmonę.
Prieš kurdami „Excel“ informacijos suvestinę: klausimai ir gairės
Prieš giliai nardydami, palaukite akimirką! Skirkite laiko planavimo ir tyrimų etapui.
Pažiūrėkime keletą klausimų, kuriuos galite užduoti sau prieš pradėdami kurti prietaisų skydelį.
Tikslas yra parodyti pagrindinę metriką naudojant didelius įmonės surinktus duomenis. Kartu turime pateikti duomenis aiškiu formatu. Turite siekti kelių dalykų. Kaip, kas jį naudos? Iš kur bus duomenys? Ko mums tiksliai reikės? Patikrinkime šias pagrindines patalpas išsamiai!
Gal viena iš verslo procedūrų turi silpnybę? Ar norėtumėte įrodyti ar paneigti hipotezę? Nuspręskite, ką norite parodyti: trumpalaikius ar ilgalaikius projektus? Gera prietaisų skydelis bus atsakymas į visus klausimus!
Bendradarbis, filialo vadovas, IT vadovas ar suinteresuotas asmuo turi kitokį informacijos poreikį. Rezultatas turi būti naudingas visais lygmenimis. Gerai pagalvokime.
Dažniausiai naudojami sveikasis skaičius, realusis, kategorinis, laiko eilutės, geoerdvinis. Tebūnie tai bet kuris iš šių. Privalote jį išvalyti.
Ar norėtumėte ieškoti dviejų procedūrų santykio ir tai parodyti? O gal norėtumėte sužinoti, kokia yra padalijimo kaina tarp dviejų filialų?
Dėmesys verslo tikslams! Rodyti tik KPI, kurie reprezentuoja vertybes. Atlikdami apklausą, turite tai išsiaiškinti. Daugeliu atvejų neturite pinigų, žmogiškųjų išteklių pajėgumų ir laiko, kad galėtumėte susidoroti su netinkamais rodikliais.
Mes daug kartų sakėme, kad duomenys yra nenaudingi be galimybės jų vizualizuoti.
Pažvelkime į pagrindus! Kiekvienos „Excel“ informacijos suvestinės esmė yra vieno puslapio išdėstymas. Kodėl? Turėkite tai omenyje: generalinis direktorius ne visada domisi detalėmis.
Sukurkite informacijos suvestinės išdėstymą
Planavimo etapas nepakeičia tikslaus projekto, bet jį papildo. Eskizas neaprašys, kaip turėtų veikti karkasas! Galite naudoti popierių ir pieštuką, tačiau kurdami maketus pirmenybę teikiame „Microsoft Excel“. Apie maketus turėtumėte žinoti, kad jie turi paprastas, sugrupuotas formas.
Patarimas: Apžvelkime kartu informacijos suvestinės vartotojo sąsajos maketo poveikį. Prieš pradėdami dirbti su formomis, turėtume žinoti, kokį rezultatą norime pamatyti pabaigoje. Į kokias sąlygas turi atsakyti paskutinis prietaisų skydelis?
Žemiau esančiame paveikslėlyje parodome išdėstymą:
Kaip galite sukurti logišką darbaknygės struktūrą? Ką tai reiškia? Atidarykite „Excel“ darbaknygę ir sukurkite tris lapus.
Pažvelkime į darbaknygės struktūros dalis: Informacijos suvestinėms dažniausiai naudojate tris darbalapius.
- Duomenys: čia galite laikyti neapdorotų duomenų lenteles
- Prietaisų skydelis: pagrindinis „Excel“ informacijos suvestinės darbalapis
- Skaičiavimas: atlikite skaičiavimus šiame darbalapyje
Departamentui nusprendus, kokį tinklelio prietaisų skydelio išdėstymo tipą jie naudos, ataskaitai gali būti priskirta spalvų schema ir šrifto tipas. Sukurkite šabloną, kuriame yra šis stilius, spalvų kodai ir šriftų tipai. Galite išvengti daugumos problemų, jei dirbate su struktūriniais duomenimis ir duomenų lentelėmis.
Jūsų vielinis rėmas ir struktūra yra paruošti. Pradėkime kurti „Excel“ informacijos suvestinę!
Čia pateikiama nuosekli „Excel“ informacijos suvestinės pamoka:
- Pridėti duomenis į „Duomenų“ lapą.
- Apskaičiuokite dispersiją tarp pasirinkto mėnesio ir ankstesnio mėnesio.
- Susiekite duomenis nuo „Duomenų“ lapo iki „Informacijos suvestinės“ lapo.
- Sukurkite linijinę diagramą arba kibirkštis tendencijoms rodyti.
- Susiekite apskaičiuotas vertes nuo „Skaičiavimo“ lapo iki „Informacijos suvestinės“ lapo.
- Pasirinkite gražiai atrodančią diagramą parodyti savo KPI.
- Patobulinkite prietaisų skydelį!
Gaukite duomenis į „Excel“
Norėdami sukurti informacijos suvestinę, turite pasirinkti duomenų šaltinius. Jei „Excel“ duomenys yra, jums pasisekė ir galite pereiti prie kito žingsnio. Jei ne, turite naudoti išorinius duomenų šaltinius.
Eikite į skirtuką Duomenys ir pasirinkite vieną iš importavimo parinkčių. Duomenis lengva importuoti į „Excel“ darbaknygę. Šiame pavyzdyje naudojate CSV failą, kad sukurtumėte pradinį mūsų informacijos suvestinės duomenų rinkinį.
Išvalykite neapdorotus duomenis
Gerai, mūsų neapdoroti duomenys yra „Excel“. Dabar galite pradėti duomenų valymo procesą. Yra daugybė gudrybių, kaip išvalyti ir konsoliduoti duomenis.
- Rūšiuoti duomenis, kad pamatytumėte kraštutinumus ir smailes
- Pašalinkite dublikatus kad būtų išvengta klaidų
- Pakeiskite tekstą į mažąsias, didžiąsias arba tinkamas raides
- Pašalinkite priekinius ir galinius tarpus
Kaip pašalinti iš neapdorotų duomenų priekines ir galines vietas? Pirmiausia eikite į „Formulės“ juostą ir pritaikykite „TRIM“ funkciją. Dabar nukopijuokite formulę žemyn. Jei naudojate duomenų valymo įrankius, veiksmas bus greitesnis ir lengvesnis.
Patarimas: Taikykite paprastą rūšiavimą „Excel“, kad rastumėte klaidų! Rūšiavimas tiesiog palengvina gyvenimą. Tiesiog rūšiuoti duomenis didėjančia ar mažėjančia tvarka. Kodėl? Jei naudojate rūšiuojamus duomenis, smailes rasite diapazone (didžiausi ir mažiausi duomenys). Norėdami tai padaryti, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite pirmąjį langelį ir kontekstiniame meniu pasirinkite parinktį „Rūšiuoti nuo didžiausios iki mažiausios“.
Naudokite „Excel“ lentelę ir filtruokite duomenis
Šiame etape jūs neišvalėte įvesties, bet jau turite duomenų darbalapyje. Koks bus kitas žingsnis?
Pirmiausia turite patikrinti, ar reikalinga informacija pateikiama lentelių formatu. Lentelės formatas reiškia, kad kiekvienas duomenų taškas gyvena vienoje langelyje, pavyzdžiui, miesto pavadinimas, adresas ar telefono numeris. Jei jis pateikiamas lentelių formatu, turėtumėte jį konvertuoti į „Excel“ lentelė, pasirinkite diapazoną, kuriame yra duomenys.
Skirtuke Įterpti pasirinkite Lentelė arba paspauskite Ctrl + T.
Šiuo atveju mes neturime antraščių. „Excel“ automatiškai įterps antraštes į pirmąją eilutę. Norėdami išvengti problemų, naudokite „Excel“ lentelę. Jei jums reikia daugiau duomenų, galite tik išplėsti lentelę ir neprarasti formulių. Labai naudinga priemonė iš tiesų naudoti!
Analizuokite, tvarkykite, patikrinkite ir tikrinkite savo duomenis
Peržiūrėjote metodą, kuris neapdorotus duomenis paverčia struktūra, galinčia sukurti informacijos suvestinę.
Paklausk savęs:
- Ar turite rodyti visus duomenis vienu metu?
- Ar būtina pašalinti kai kuriuos duomenis?
Nuo šiol galite naudoti „Excel“ formules ir įvairius metodus, kurie padeda mums judėti į priekį. Tačiau norint sukurti naudingą informacijos suvestinę, jums reikia kūrybiškumo, o ne žinių apie visas formules. Taigi naudosite šias funkcijas ir įrankius, kad sukurtumėte informacijos suvestinę „Excel“: IF, SUMIF, COUNTIF, ROW, NAME MANAGER.
Kartais „Excel“ programoje niekas neveikia gerai; susiduriate su trūkstamais duomenų taškais diagramose ir nežinomomis formulės klaidomis. Šiek tiek bauginanti situacija! Kaip suprasti, kas nutiko ne taip? Nepanikuoju! „Excel“ suteikia puikių audito įrankių, kurie gali padėti rasti ir išspręsti darbaknygės ar darbalapio problemas.
Naudokite „Microsoft Excel“ užklausą Norėdami gauti vizualinį modelį, kuris darbalapio langelis prisideda prie formulės klaidos. Šis žingsnis turėtų sutrumpinti laiką, praleistą įprastoms patvirtinimo procedūroms atlikti.
„Excel“ darbaknygės analizės funkcija sukuria interaktyvią ataskaitą vienu paspaudimu. Pirmiausia gausite išsamią darbaknygės ir jos struktūros apžvalgą, įtraukite formules, langelius, diapazonus ir įspėjimus. Tada raskite klaidas, jas ištaisykite, galiausiai patikrinkite pateiktą darbalapį.
Taigi, prieš pradėdami kurti diagramą, turite patvirtinti duomenis.
Jei norite greitai išanalizuoti savo duomenis, naudokite Greitos analizės įrankis.
Pasirinkite tinkamą „Excel“ informacijos suvestinės diagramos tipą
Dabar jūs turite sutvarkytą, išvalytą ir be klaidų duomenų rinkinį, laikas pasirinkti tinkamą diagramą.
Suraskite pusiausvyrą tarp puikiai atrodančios prietaisų skydelio ir funkcijos.
Pasirinkite tinkamą diagramą. Tai kritiška.
Pažiūrėkime keletą naudingų diagramų patarimų! Pirmiausia galite pasirinkti, kokios diagramos geriausiai tinka skirtingiems tikslams.
- Palyginti vertybes: Jiems būdinga tai, kad jie tik rodo aukštas ar mažas vertes. Rekomenduojami diagramų tipai yra stulpelis, Mekko, juosta, linija, Skydelio diagramair Ženklų diagramos. Nepamirškite patikrinti, kaip veikia radialinė juostinė diagrama.
- Sudėtis: Kaip galite rodyti skirtingus pardavimo rezultatus skirtinguose regionuose? Tinkamiausios diagramos yra „Pie“, „Stacked Bar“, „Mekko“, „Stacked Column“ diagramos, ploto ir krioklio diagramos. Mums labiau patinka šilumos žemėlapis taip pat.
- Tendencijų analizė: Norėdami išanalizuoti tam tikro laikotarpio duomenų rinkinio rezultatą, naudokite šias diagramas: Linijos, Dviašės linijos ir Stulpelių diagramos. Jeigu nori sukurti greitą prognozę „Excel“, patikrinkite šį pavyzdį.
- Ryšiai tarp kintamųjų: naudokite diagramas „Plot“, „Bubble“ ir „Line“.
- Pardavimų proceso stebėjimas: Reikia sekti pardavimo procesą ar perskaičiavimo kursą? Naudokite pardavimo kanalo diagramą.
- Rodyti …