Sveikatos priežiūros pasaulyje triažas yra labai svarbi sąvoka. Jei kada nors lankėtės gydytojo kabinete ir stebėjotės, kodėl žmonės, kurie atėjo po jūsų, matomi pirmiausia, nesumažindami paskyrimų, paprastai atsakymas yra pjūvis. Tai labiau aktualu greitosios pagalbos skyriuje ir dar labiau aktualu tikrose ekstremaliose situacijose, tokiose kaip stichinės nelaimės, kovos zonos ir teroristiniai išpuoliai.
Ką tai turi bendro su el. Paštu? Na, triažo sąvoka neapsiriboja vien sveikatos priežiūra. Tai daugiau nelaimių valdymo technika. Atsižvelgiant į tai, kad daugelis iš jūsų tikriausiai savo el. Pašto dėžutes gali apibūdinti kaip nelaimės zonas, tai turėtų būti labai prasminga.
Pirmiausia pakalbėkime kaip veikia triažas tada apskritai kaip tai taikoma el.
Kaip veikia „Triage“
„Triage“ yra gana sena sąvoka, besitęsianti nuo Napoleono karų ir apibrėžta kaip būdas teikti pirmenybę sužeistųjų gydymui „Atsižvelgiant į pastebėtą sužeidimų sunkumą ir skubią medicinos pagalbą, neatsižvelgiant į jų laipsnį ar tautybę“.
Kitaip tariant, priešakinės linijos kareiviai būtų gydomi prieš vadus, jei dėl jų sužalojimų to prireiktų. Jei reikia, priešo kovotojai būtų gydomi kartu su sąjungininkais.
Atminkite, kad tai nėra paprastas atvirkštinis rūšiavimas, „Blogiausios traumos būna pirmiausia“. Taip yra todėl, kad daugelis sunkiausių sužalojimų yra nesuderinami su gyvenimu. Nepanašu į medicininę priežiūrą, kareivis, išpūtęs pusę liemens, vargu ar išgyventų ilgiau nei kelias minutes. Sveikatos priežiūros paslaugų teikėjas turi priimti sprendimą skirti pirmenybę tiems, kuriems medicininė pagalba gali padaryti daug naudos.
„Triage“ skirsto žmones į tris plačias kategorijas. Pirmoji kategorija yra žmonės, kurie greičiausiai gyvena nepriklausomai nuo to, kokią globą jie gauna. Kažkas su nedideliu smegenų sutrenkimu, sulaužyta ranka arba su tam tikrais pjūviais ir įbrėžimais, tačiau nieko rimto greičiausiai nebus atidėta. Žinoma, jiems skauda, bet kitiems žmonėms tai dar blogiau, o gydytojai turi ribotą laiką veikti.
Antroji kategorija yra žmonės, kurie vargu ar gyvens nepriklausomai nuo priežiūros. Į šią kategoriją patenka minėtas kareivis ar asmuo, turėjęs rimtų viso kūno nudegimų ar kitų sunkių sužalojimų. Kartais vienas toks asmuo galėtų pasinaudoti neatidėliotina ir specialia medicinine pagalba, tačiau jei teikiant tą priežiūrą panašiai rūpintųsi ir keturi kiti žmonės, kurie leistų mirti, paslaugų teikėjas turi pasirinkti. Tai troleibuso problema avarinėje situacijoje. „Triage“ tikisi, kad globėjas išgelbės kuo daugiau gyvybių.
Trečia kategorija yra likę žmonės. Šie žmonės greičiausiai mirs be skubios medicininės pagalbos, tačiau greičiausiai išgyvena su ja; kitaip tariant, jų padėtis pasikeis įsikišus.
„Triage“ teigia, kad daugiausia dėmesio turėtų būti skiriama trečiajai kategorijai, o kai tie žmonės bus gydomi ir stabilizuojami, gali būti aptarnaujami kiti. Iki to laiko antroji kategorija arba pasirodė esanti mažiau pavojinga, nei manyta iš pradžių, ir gali būti perkelta į trečiąją kategoriją, arba valia jau praėjo. Pirmos kategorijos žmonės gali būti pristatyti į antrines patalpas gydytis arba tiesiog paleisti, jei jų sužalojimai yra pakankamai nesunkūs.
Triažas kitose situacijose
Triažo, kaip sąvokos, nereikia, žinoma, apsiriboti sveikatos priežiūra. Tai tiesiog priemonė pirmenybę teikiant pastangoms kur tai gali turėti didžiausią poveikį, neatsižvelgiant į tokius veiksnius kaip rangas, turtas ar poveikis.
Pavyzdžiui, yra klaidų taisymo programinės įrangos rūšiavimas. Programos šriftų dydį keičianti klaida yra pakankamai nedidelė, todėl ji gali sėdėti užduočių eilėje, kai dirbate su kita klaida, dėl kurios programa priverčiama uždaryti tam tikrus įrenginius.
Kaip ir daugelio sąvokų atveju, įmonės ėmėsi ir pritaikė triažą savo tikslams. Verslo vertinimas vyksta daug daugiau, skaičiuojant PIVOT balą ir kitą užimtumą. Verslas juk turi viską per daug komplikuoti.
El. Paštas „Triage“
El. Pašto rūšiavimas tik taiko agresyvus rūšiavimas ir filtravimas į savo el. paštą, kad galėtumėte nustatyti laiką ir pastangas pirmenybę ten, kur jiems reikia. Atminkite, kad žmonės, bandantys jums ką nors parduoti, nėra vieninteliai žmonės, kurie sukūrė ar naudoja šiuos procesus. Jei norite, galite nusipirkti darbaknygę, bet taip pat galite sukurti savo sistemą, naudodamiesi pagrindinėmis triažo sąvokomis.
Dabar, nebent dirbate kai kuriose labai specifinėse pramonės šakose, niekas jūsų gautuosiuose nėra gyvybė ar mirtis. Niekas nemirs, jei neatsakysite, ir iš tikrųjų, jei jiems kyla tokia rizika, jie turėtų kam nors skambinti, o ne siųsti el. Laišką.
El. Pašto rūšiavimas nėra kelias į „Inbox Zero“, taip pat jis nepretenduoja. Greičiau tai tiesiog būdas jūsų el. pašto kontrolė, todėl galite efektyviau bendrauti judėdami į priekį. Jūs praleisite mažiau laiko el. Paštui, patobulinsite savo procesą ir daug greičiau susipažinsite su kitais savo darbo ar gyvenimo aspektais. Štai pavyzdinis procesas, kurį galite naudoti norėdami pradėti.
0 žingsnis: aplanko sąranka
Jums nereikia atlikti šio veiksmo, o jei jūs tai darote, jums nereikia jo tiksliai atlikti. Tai yra būtent tai, kas man patinka kuriant tokio tipo sistemą, kuri yra pagrindinė vieta pradėti.
Panašiai kaip triažas, man patinka nustatyti tris kategorijas, kiekviena iš jų yra aplankas. Vienas aplankas skirtas pirmajai kategorijai, tokie el. Laiškai, kokie yra, yra geri, kuriuos galiu perskaityti vėliau, bet dabar nereikia jų dėmesio. Aš tai vadinu „Skaityti vėliau“ aplanką. Į šį aplanką įdėjau įdomių informacinių biuletenių ir kitų rūšių ne visai šiukšlių, kuriuos vėliau laisvalaikiu naršiau. Tai taip pat lengva ištuštinti aplanką, nes jame nieko nėra iš tikrųjų aktualu, todėl viską, kas yra senesnė nei kelios savaitės, tikriausiai galima išmesti, niekaip nepaveikiant mano gyvenimo.
Antrasis aplankas yra „Reikia dėmesio“ aplanką. Šis aplankas skirtas skubiems pranešimams, į kuriuos reikia atkreipti dėmesį nedelsiant arba kuo arčiau jų. Tai yra trečios kategorijos pranešimai, kurie gali neigiamai paveikti mano situaciją, jei jų nebus laikomasi per ilgai. Viršininko pranešimai, klientų pranešimai, serverio pranešimai apie numuštą svetainę, viskas, kas panašu į tai, į ką reikia atkreipti dėmesį.
Trečiasis aplankas yra tarsi pusiaukelė tarp dviejų pranešimų, į kuriuos reikia atkreipti jūsų dėmesį, bet nėra skubių, kritinių problemų. Pažymiu šį aplanką kažkuo panašiu „Žemas prioritetas”, nors iš tikrųjų nesvarbu, kaip jūs jį vadinate, jei tik žinote, ką jis daro.
Jums, žinoma, nereikia naudoti aplankų. „Gmail“ etiketes galite naudoti daugeliui tų pačių tikslų. Taip pat galite naudoti žvaigždes. Žvaigždės yra labai naudingos, kad būtų galima pažymėti ypač svarbius pranešimus apie poreikius.
1 veiksmas: pagrindinis rūšiavimas
Pirmasis rūšiavimas, kurį norite padaryti, yra tiesiog slinkti gautuosiuose ir ištrinkite ar archyvuokite viską, į kurį nereikia atkreipti dėmesio iš viso. Nepageidaujamas paštas turėtų būti pašalintas su išankstiniu nusistatymu. Naujienlaiškius galima užpildyti, jei norite juos perskaityti vėliau, aplanke, specialiai skirtame „skaityti vėliau“ turiniui. Jei nenorite laikyti naujienlaiškių, atsisakykite prenumeratos. „Gmail“ ir kiti klientai dažnai siūlo būdą atsisakyti naujienlaiškių net neatidarant jų, nes juos atidarę rizikuojate skaityti, o tai sugaišta laiko ir gali priversti antrą kartą atspėti savo sprendimą.
Jei turite daug naujienlaiškių, per daug jų neužkabinkite. Visada galite naudoti įrankį, norėdami atsisakyti prenumeratos vėliau, jei tai kelia problemų.
Kol tai išgyvenate, greičiausiai rasite keletą pranešimų, į kuriuos reikia nedelsiant atkreipti jūsų dėmesį. Neatsakykite į juos dabar! Triažo dalis yra rūšiavimas, todėl paprasčiausiai perkelkite šiuos pranešimus į aplanką „Reikia dėmesio“.
Jei nežinote, ką daryti su pranešimu, kai jį matote tik temos eilutėje, kol kas jo nepaisykite.
2 žingsnis: atsakymo langas
Antras žingsnis – pereiti aplanką „Reikia dėmesio“ ir imtis visų būtinų veiksmų. Jūs nepatekote į savo pašto dėžutę grynai chronologine tvarka, todėl turėsite išsirinkti svarbius pranešimus ir į juos atsakyti.
Kokių veiksmų čia galite imtis?
- Skambinkite, kad išspręstumėte problemą, kuriai reikia daug pirmyn ir atgal, tačiau kurią galima greitai išspręsti. Ypač skambučiai yra greitas būdas išspręsti problemas, dėl kurių kas dešimt minučių tikrintumėte el. Paštą ir tęstumėte pokalbį.
- Suplanuokite visus susitikimus, kuriuos reikia suplanuoti, būtinai įtraukite juos į savo kalendorių ir priminimus, kad nepamirštumėte, kai ateis laikas.
- Atsakykite į atsakymus arba suplanuokite atsakymus į el. Laiškus, kurių atsakymai yra paprasti, o jums nereikia skirti per daug laiko.
- Deleguoti, kai tik įmanoma. Jei kas nors jūsų prašo informacijos ir jums reikėtų gauti tą informaciją iš kito asmens, kodėl gi ne tik atsakę į pradinį prašymą persiuntimu, kad paprašytumėte pažįstamo asmens? Tai taupo jus pirmyn ir atgal ir puikiai išsprendžia šį klausimą.
Žinote, paprastai kiekvieną klausimą spręskite taip, kaip reikia. Tvarkyti problemas yra jūsų darbas, manau, kad jūs žinote, kaip tai padaryti.
3 žingsnis: peržiūrėkite ir pakartokite
Kitas žingsnis, kai išvalysite skubios pagalbos aplanką, yra grįžti į gautuosius ir pamatyti, kas dar per tą laiką buvo iškirpta. Jei yra naujų skubių pranešimų, pasirūpinkite jais prieš perjungdami pavaras. Priešingu atveju laikas pereiti prie savo darbo. Aš manau, kad jūsų darbas turi daugiau nuveikti nei valdyti el. Pašto dėžutę.
Šiuo metu turėtumėte turėti šūsnį pranešimų, kurių jums tikrai nerūpi skaityti iki laisvalaikio, ir šūsnį pranešimų, į kuriuos galbūt verta skaityti ar į juos atsakyti, bet iš tikrųjų jie nėra tokie svarbūs. Ši antroji grupė suplanuokite šiek tiek laiko, kad galėtumėte ją išgyventi vėliau dieną. Žinau, kad kai kurie žmonės mėgsta per šias žinutes per pietus. Aš asmeniškai visada tikiu, kad pertraukos laiką turėtumėte laikyti pertraukomis, nes tam yra svarbių kognityvinių priežasčių, tačiau iš tikrųjų tai priklauso nuo to, kaip dirbate geriausiai.
Tuo tarpu užsiimkite likusiu savo darbu. Jūs turite laiko skirti likusiems el. Laiškams tvarkyti, todėl galite juos iki tol atidėti.
4 žingsnis: filtrai, etiketės ir žvaigždutės
„Gmail“ turi labai patikimą filtravimo sistemą. Daugelis kitų el. Pašto klientų taip pat turi panašų filtravimą ir rūšiavimą. Šis žingsnis yra apie kai kurių automatinių procesų nustatymą, kad būtų lengviau atlikti kai kuriuos ankstesnius šios sistemos veiksmus.
Pirmas dalykas, kurį man patinka daryti, yra sukurkite kelis naujienlaiškių filtrus. Galite lengvai nustatyti, kurie siuntėjai jums reguliariai siunčia pranešimus. Jei nenorite atsisakyti prenumeratos – ir tai visada apsvarstykite – nustatykite filtrą, kuris identifikuoja to siuntėjo pranešimus ir automatiškai perkelia juos į jūsų nurodytą naujienlaiškių aplanką.
Panašiai, kai žinote svarbių pranešimų šaltinius, pvz., El. Laišką jūsų serverio pranešimams, viršininko el. Pašto adresą ar dar ką nors, galite nustatyti filtrą, kuris automatiškai pažymi žvaigždutes ir jas pašalina.
Tai gali būti šiek tiek pavojinga, jei nesate atsargūs. Jūs turite būtinai reguliariai tikrinti skubų aplanką, kad įsitikintumėte, jog viskas, kas jame patenka, yra tinkamai tvarkomi. Bet kokiu atveju, nustatydami kai kuriuos automatinius procesus, jūs gerokai sutrumpinate dalį triažo laiko.
Toliau belieka suasmeninti procesą, kad jis atitiktų jūsų konkrečią darbo eigą ir nuostatas. Geriausia, jei triažas turėtų padėti jums kontroliuoti savo el. Paštą ir jaustis daug patogiau gaunamų pranešimų diapazone.